自分用の電話テンプレートを活用しよう
こんにちは！
管理人ぺち、ことちひろです。
今回はタスクの先延ばしについての記事です。
とくにタスクの先延ばしの中でも、電話を先延ばししてしまうみなさんに向けて書いていきます。
電話テンプレートがあると助かる人たち
「仕事の電話でもなく、私用の電話するのにテンプレートやひな形を作るなんておおげさな」と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、いざ自分用の電話テンプレートを作って使ってみた結果、とても便利でした。
実際に提案して使ってみてもらった方々からは
「とにかく楽」
「電話することへのハードルが下がった」
という反応がありました。もちろんテンプレートを用意しなくても電話ができる方は必要ないです。
ですが、理由はわからないけど、どうしても電話が億劫で先延ばしにしてしまう方には、少しでもハードルを下げる工夫になるのかなと思っています。
電話を先延ばしにしてしまう理由
管理人ぺちが実際に必要な電話を先延ばししていたときの「電話ができない２大理由」をピックアップします。
何を伝えればいいかわかっていないから
頭の中での情報の整理や記憶は限界があります。
不得意なことはなおさらです。
なので
説明したり伝えること
相手の立場になって想像すること
が特性で苦手だったり、頑張ればできるけどエネルギーを使いすぎて疲れてしまったりしてしまう、という方は、連絡先である相手が
「どんな情報を必要としているか」
ということを考えることが難しくて電話を苦痛に感じてしまいます。
私用とはいえ連絡するとき、伝える情報はある程度決まっています。
ただ一つだけテンプレートを用意しても連絡先ごとに少しずつ伝えることは変わってきますよね？
苦手なことの応用はとても大変です。
苦手な科目の応用問題を解くことに苦労した方はわかると思います。
電話するたびに応用問題に挑むのはかなり疲れます。頻繁に連絡するところは１つずつテンプレートを用意しましょう。
何を伝えるか、連絡先ごとに伝える項目をあらかじめ書いておくとその都度頭を悩まさずに済みますよ(^^♪
電話をするのに必要な情報がない、もしくは目の前にそろってないから
遂行機能など、物事を達成したり行動をおこしたりするときの手順などを組み立てることが苦手な方がいます。管理人ぺちもその一人です。
この場合、
電話をしよう
→電話番号がわからない
→電話番号を調べる
→そのためにインターネットで検索するor電話番号が載っている資料を持ってくる
といった行動を脳内で思い描くのがとても難しい人が多く
電話をしよう
→電話番号がわからない
→どうしよう
となったり
電話をしよう
→電話番号がわからない
→調べよう
→どうすればいいかな？
となったりと、止まってしまう人が多いです。
この場合は電話をするのに必要な情報である電話番号や連絡先の電話応対可能時間、などをテンプレートに添えておくと解決します。
また人によっては電話するときの手順という形で番号をつけてしまうやり方も効果的です。
テンプレートでは対応するのが難しいかもしれないその他の理由
「そもそも電話が嫌い」
「知らない人と話すのが苦手」
「電話するためのツールの操作ができない」
といった理由もある方々は電話テンプレートではあまり効果を感じないかもしれないと思います。
この記事ではとくに
できるはずなのにできない
電話する能力はあるはずなのにできない
この間同じ電話をしたばかりなのにできない
という方へ特化しているので、
「テンプレート作ってみたけど楽にならなかった」
となる方もいらっしゃるかと思いますがご了承ください(＞人＜）
電話テンプレートの具体例
管理人ぺちが実際に作ってみて使ってみて便利だった電話テンプレートを参考として載せていきます。
番号をつけての手順が便利な方や、追記の項目が欲しい方、みなさん自分が使いやすいようなアレンジをしてみてくださいね。
病院の例
病院ごとに作ると便利です。
↓まず電話する前に見る基本情報をまとめます。
| 病院名： | ○○クリニック |
| 連絡先： | ○○〇ー○○○○ |
| 開院時間： | AM○○：○○～PM○○：○○ |
| 休診日： | 〇曜日 |
| 連絡前の用意： | ペン+メモ+（診察券）+（スケジュール帳） |
↓次に電話するときの喋る内容、自分用に減らしたり増やしたりアレンジしてくださいね。
| 挨拶： | いつもお世話になっています。 |
| 名乗る： | そちらに通院している○○です。 |
| 用件： |
例：予約の変更→〇日の○時にお願いしたい |
歯医者の例
↓基本情報
| 病院名： | ○○病院 |
| 連絡先： | ○○〇－○○〇－○○〇〇 |
| 開院時間： | AM○○：○○~PM○○：○○ |
| 休診日： | 〇曜日 |
| 連絡前の用意： |
ペン＋メモ＋（診察券）＋（スケジュール帳） |
↓電話するときの内容
| 挨拶： | いつもお世話になっています。 |
| 名乗る： | ○○です。 |
| 用件： |
例：何日の何時から予約をお願いしたいです。 |
美容室の例
↓基本情報
| 美容室名： | ○○美容室 |
| 連絡先： | ○○〇ー○○〇〇 |
| 開院時間： | AM○○：○○～PM○○：○○ |
| 休診日： | 〇曜日 |
| 連絡前の用意： |
美容室のカード＋メモ＋ペン＋スケジュール帳 |
↓電話するときの内容
| 挨拶： | いつもお世話になってます。 |
| 名乗る： | ○○といいます |
| 用件： |
例：〇日の〇時から予約したいんですけど、担当の人は○○さんで、カットのみお願いします。 など |
その他のテンプレートを用意しておくと便利な連絡先一覧
- 電気会社
- ガス会社
- 水道局
- （賃貸の場合）お部屋のサポートセンターなど
- 警察
- 救急車
- 訪問看護ステーション
- JAF
- お住いの地域の基幹相談支援センター
- ヘルパーステーション
- 担当のケアマネージャーさん
もちろん、これらすべてのテンプレートを用意する必要はありません。
電話テンプレートを用意する目的は「自分が楽になること」です。
自分が楽になるために必要な連絡先のテンプレートだけあればバッチリです。
自分に必要な電話テンプレートの選び方
自分に必要な電話テンプレートはその人ごとに違います。
人によっては１つかもしれない、３つかもしれない、
またこのテンプレートは生活や環境が変われば減ったり増えたりもします。
そのため自分で自分が必要なテンプレートを選ぶ必要があります。
では、何が自分にとって必要なのか、それを判断するための指標として管理人ぺちが基準にしているポイントを載せますね
優先して作るテンプレートの基準は「自分が定期的に利用しているところ」です。
たとえ3ヵ月に一度だろうが半年に一度だろうが定期的に連絡しているなら必要です。
また〇ヵ月に一度など連絡する基準がなくても、病院や訪問看護ステーションなどを固定していて、体調が崩れたり予約のキャンセルなどをする可能性のあるところも「定期的に利用しているところ」なので優先してテンプレートがあるといいです。
調子が悪い時に電話するところなので、電話が苦手な方はいつもよりも億劫になります。
必要になったときに電話を先延ばししてしまったがために状態が悪化したり、キャンセルしたかったのに電話ができなかったがために、キャンセル料やペナルティが発生してしまうという事態を招きやすいところなので、テンプレートがあると助かるところです。
電話テンプレートの応用
電話テンプレートにテーマを絞った記事ですが、メールテンプレートにすることもできます。
することが決まっていることなどはテンプレートとして用意しておくと大変便利です。
管理人ぺちの場合は、朝起きてからの行動テンプレート、病院に行く前のテンプレートなども作りました(`･д･´)
挨拶
電話テンプレートについては3年ほど前から実践していて、紙媒体でやったり電子媒体でやったり、ホワイトボードでやったりと色々なやり方で活用することができました。
電話に限らず、いつもやることが決まっていることはテンプレートを作るととても楽になることを管理人ぺち自身、実感しています。
習慣づけというのは簡単なようで実はとても時間がかかるなと日々実感している身として、同じことなはずなのに継続できない苦しみ、劣等感を抱えている方が少しでも「できた」と感じるお手伝いができたらいいなと思っています。
いつもしつこく語ってしまいますが、決して無理をしてできるようにならなくてもいいのです。この記事の電話テンプレートも、ただ自分が自分の意思で
できるようになりたい
これができたら自分は楽になる
と思ったときに思った方が少しでも楽に生活を送るための工夫です。
ここまで読んでいただきありがとうございました(^^♪
